Política Interna de Proteção de Dados Pessoais (LGPD)
Versão – 001.2021-LGPD Política Interna de Proteção de Dados Pessoais – LGPD.
Definições
Dado pessoal:
qualquer informação relacionada a uma pessoa natural identificada ou identificável.
Dado pessoal sensível:
Qualquer dado pessoal que contenha informação sobre:
▪ Origem racial ou étnica;
▪ Convicção religiosa;
▪ Opinião política;
▪ Filiação a sindicato ou organização de caráter religioso, filosófico ou político;
▪ Saúde;
▪ Vida sexual; e ou
▪ Genética ou biometria.
Titular:
Pessoa natural (física) a quem se referem os dados.
Tratamento:
Qualquer operação com os dados pessoais, incluindo armazenamento.
Consentimento:
manifestação livre e inequívoca pela qual o titular concorda com o tratamento dos seus dados pessoais para uma finalidade específica.
Controlador:
Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que administra e toma decisões sobre o tratamento de dados pessoais. No caso desta política, o Consórcio Nacional NOVOTEMPO.
Operador:
Pessoa física ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento dos dados pessoais em nome do controlador. São operadores os colaboradores, prestadores de serviço e demais parceiros que participam do tratamento de dados pessoais dentro do Consórcio Nacional NOVOTEMPO. Também são operadores o escritório de contabilidade e demais assessorias, conforme o caso.
Colaborador:
Pessoa indicada pelo controlador para ser a pessoa responsável pela comunicação entre o controlador, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANDP).
Relatório de impacto à proteção de dados pessoais: documento que contém a descrição dos processos de tratamento de dados pessoais, e as competentes avaliações de risco às liberdades civis e aos direitos fundamentais, com as necessárias medidas de mitigação de risco.
Objetivo da Política Interna de Proteção de Dados
Orientar a todos os colaboradores, prestadores de serviços e demais parceiros que participam do tratamento de dados pessoais, o escritório de contabilidade e demais assessorias, dentro do Consórcio Nacional NOVOTEMPO acerca das boas práticas em proteção de dados pessoais, visando conformidade com as Leis nº 13.709 de 14 de agosto de 2018, e 13.853 de 08/07/2019 a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais. (LGPD).
Contexto da LGPD
A LGPD foi promulgada em 2018 com o objetivo de trazer ao ordenamento jurídico brasileiro uma preocupação que já tem lugar em todos os países desenvolvidos:
A proteção de dados pessoais. No mundo todo, a legislação de proteção a dados de pessoas naturais é um instrumento necessário para garantir maior segurança jurídica e respeitabilidade aos direitos humanos fundamentais. Assim sendo, a conformidade com tais leis tem sido um fator importante às empresas e um fator decisivo até mesmo na hora do fechamento de parcerias comerciais.
Princípios da LGPD
São os princípios norteadores da Lei de Proteção de Dados e também os desta política interna:
▪ Adequação;
▪ Necessidade;
▪ Livre acesso;
▪ Qualidade dos dados;
▪ Transparência;
▪ Segurança;
▪ Prevenção;
▪ Não discriminação; e ou
▪ Responsabilização e prestação de contas.
Adequação:
o tratamento dos dados tem que ser compatível com a finalidade informada ao titular.
Necessidade:
o tratamento deve ser limitado ao mínimo necessário para atingir a finalidade proposta
Livre acesso:
os titulares tem o direito de acessar a qualquer tempo as informações referentes ao tratamento que seus dados recebem.
Qualidade dos dados:
o tratamento dos dados deve mantê-los exatos, claros, relevantes e atualizados, sem discrepâncias ou distorções.
Transparência:
o tratamento dos dados deve ser explicado aos titulares de maneira transparente e acessível, observado o segredo comercial e industrial necessário.
Segurança:
os dados pessoais devem ser protegidos pelo controlador, para que não sejam perdidos, alterados, destruídos ou acessados indevidamente.
Prevenção:
cabe ao controlador tomar medidas para prevenir danos provenientes do tratamento de dados pessoais.
Não discriminação:
o tratamento de dados pessoais não deve ser realizado com finalidades discriminatórias, ilícitas ou abusivas.
Responsabilização e prestação de contas:
demonstração, aos titulares, das medidas utilizadas para garantir conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.
Responsabilidade Compartilhada
A responsabilidade pelo correto tratamento dos dados pessoais dentro do Consórcio Nacional NOVOTEMPO é compartilhada entre todos aqueles que atuam como colaboradores, sendo fundamental a cooperação de todos para que o Consórcio Nacional NOVOTEMPO esteja sempre em conformidade com a lei, oferecendo segurança a todos os titulares de dados pessoais sob seu controle.
Nos termos dos art. 42 e seguintes da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709 de 14 de agosto de 2018), o operador de dados pessoais que descumprir as diretrizes lícitas de proteção de dados do controlador – no caso o Consórcio Nacional NOVOTEMPO – responderá como se também fosse controlador dos dados em questão, estando assim sujeito à responsabilidade cível, administrativa e criminal sobre o tratamento inadequado dos dados.
A violação de dados pessoais sob seu controle, poderá a critério exclusivo da Diretoria ser motivo para embasar a demissão por justa causa de colaboradores ou a rescisão de contrato de prestadores de serviços envolvidos na violação, sem prejuízo das ações de regresso cabíveis judicialmente.
Tratamento dos Dados Pessoais
O tratamento dos dados pessoais no Consórcio Nacional NOVOTEMPO deve seguir os princípios definidos nessa política, devendo ser estritamente voltado às finalidades às quais a coleta dos dados se destina, respeitando os princípios desta política e os critérios de compartilhamento e de segurança das informações.
Outro ponto importante: os dados pessoais devem ser manipulados apenas por pessoas que precisem lidar com eles. Assim, reduzem-se os riscos de falhas humanas propiciarem um vazamento ou uso inadequado da informação. A melhor forma de garantir isso é dividindo os dados por setores, e por responsabilidades específicas dentro de cada setor. Assim se saberá em cada situação quem são os operadores dos dados, e os riscos de um incidente na segurança da informação diminuirão enormemente.
Para garantir este tratamento setorizado dos dados, o acesso de cada colaborador ou prestador de serviço do Consórcio Nacional NOVOTEMPO ao banco de dados da empresa é individual e protegido por senha própria e intransferível. Assim, somente as pessoas autorizadas a manipular dados pessoais identificáveis de colaboradores e contratados, por exemplo, poderão acessá-los.
O mero acesso e/ou a utilização indevida de quaisquer dados pessoais armazenados nos resíduos tecnológicos processados pela empresa são terminantemente proibidos, sob pena de demissão por justa causa (ou rescisão do contrato de prestação de serviços) sem prejuízo da responsabilização cível e criminal cabível em âmbito judiciário.
Critérios de Coleta dos Dados Pessoais
As informações referentes aos dados das
pessoas físicas/jurídicas somente devem ser acessadas e coletadas na medida da necessidade para a prestação de serviços, e em todas as hipóteses cabíveis o consentimento para o tratamento dos dados deverá ser obtido em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.
Critérios de Armazenagem dos Dados Pessoais
Quanto à armazenagem, devem seguir as seguintes diretrizes:
▪ Quando armazenados fisicamente, os dados devem ficar em local protegido por tranca, fora do alcance de outras pessoas que não as expressamente autorizadas a acessá-los.
▪ Quando armazenados digitalmente, devem ficar em pasta protegida por criptografia e restrição de acesso por senha pessoal.
Eventuais cópias de dados pessoais somente devem ser feitas em caso de necessidade para cumprimento da finalidade proposta ao tratamento, e todas as cópias feitas devem ser registradas em planilha própria, que deve ser guardada digitalmente com os mesmos critérios de segurança.
Critérios de Compartilhamento Interno de Dados Pessoais
Os dados pessoais somente podem ser compartilhados com pessoas cuja função dentro da empresa exija que elas tenham acesso a eles. Por exemplo: dados referentes ao extrato financeiro do consorciado, como saldo do grupo, resultado assembleia, entre outros, só podem ser compartilhados dentro da empresa com pessoas que sejam responsáveis pelo tratamento dessas informações, como o responsável pelo setor administração de vendas e administração de grupos, não podendo ser compartilhados com alguém de outra área que não precise ter acesso a esses dados para o cumprimento de suas funções.
Critérios de Compartilhamento Externo de Dados Pessoais
O compartilhamento de dados pessoais com pessoas ou empresas externas deve ser restrito ao mínimo necessário para a execução dos contratos e prestações de serviços nos quais os titulares estão envolvidos, ou para o cumprimento de qualquer obrigação legal. Mesmo quando o tratamento envolver diretamente a prestação de serviços, o consentimento para este tratamento e compartilhamento deverá ter sido previamente obtido.
É vedado o compartilhamento externo de dados pessoais de clientes ou membros da empresa – por qualquer meio, telefônico, digital ou por escrito – sem autorização destes, sendo dada a ciência devida ao titular sempre que os dados forem compartilhados em um novo contexto, não previsto no consentimento recolhido.
Critérios de Eliminação dos Dados Pessoais
Quando atingida a finalidade do tratamento dos dados pessoais, e eles não mais precisarem ser armazenados para satisfazer quaisquer exigências legais prevista por lei, estes deverão ser devidamente eliminados física e digitalmente.
Prestação de Informações e Transparência
Os operadores de dados pessoais do Consórcio Nacional NOVOTEMPO deverão prover todas as informações armazenadas acerca do tratamento de seus dados pessoais, respeitando o direito de manter sigilo comercial quando cabível. A finalidade do tratamento deve ser sempre evidenciada e transparente.
Quando houver solicitação da prestação de informações sobre os dados pessoais pelo titular destes, os operadores deverão informar o Encarregado da Proteção de Dados Pessoais da solicitação e então prestar as informações solicitadas ao titular.
Encarregado da Proteção de Dados Pessoais
O encarregado da proteção de dados pessoais será a pessoa responsável – nos termos da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), pela comunicação entre os colaboradores, e diretores do Consórcio Nacional NOVOTEMPO e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANDP). São atribuições do encarregado verificar os riscos existentes, apontar as medidas corretivas e avaliar periodicamente a segurança de dados pessoais, devendo também realizar eventuais comunicações necessárias. Quaisquer questionamentos que surgirem no dia-a-dia acerca da proteção de dados pessoais devem ser levados ao encarregado para que este possa orientar de imediato o operador ou buscar junto à ANDP e demais entidades especializadas uma orientação adequada ao questionamento levantado.
Relatório de Impacto à Proteção de Dados Pessoais
O Encarregado da Proteção de Dados Pessoais manterá relatório de avaliação de riscos e impactos à proteção de dados pessoais, por meio do qual as medidas necessárias à segurança da informação de dados pessoais poderão ser estruturadas, implementadas e avaliadas.